Archivace dokumentů dle zákona trvá i deset let. Jak s dokumenty naložit poté?

Zaznamenali jste, že vám přibývá stále více dokumentů a dospěli jste k závěru, že se těch nepotřebných musíte zbavit? Žádný archiv není nafukovací a o archivu v menší firmě to platí dvojnásob. Dejte si však dobrý pozor na to, jaký způsobem se dokumentů obsahující důvěrné údaje zbavíte. Nemůžete je jen tak vyhodit – mohly by se k nim dostat lidé, kteří je zneužijí proti vám nebo vašim klientům. Jediným bezpečným řešením je skartace. Některé dokumenty zlikvidovat nemůžete, protože se na ně vztahuje takzvaná archivační lhůta. Podle zákona jsme povinni uchovávat některé typy dokumentů až deset let a zbavit se jich můžeme až poté, co archivační doba vyprší. Na druhou stranu jde o opatření, které má svůj smysl. Dokument, který považujeme za nepotřebný, můžeme za čas opět potřebovat a v takové chvíli jsme za skartační lhůtu vděční. Ale ani archivace dokumentů spadajících do této lhůty netrvá věčně... Vžijme se teď do situace, kdy archivační doba expiruje a danou dokumentaci již skutečně nepotřebujeme. Jak s ní naložit? Jedná-li se jen o několik málo listů, pravděpodobně sáhneme po klasické kancelářské skartovačce. V případě rozsáhlejšího archivu nám ale nezbývá nic jiného, než kontaktovat specializovanou firmu a využít služeb skartace. Jedině tímto způsobem dosáhneme toho, že se k dokumentům nedostane nikdo cizí. To samé platí také o citlivých datech v digitální podobě. Elektronické nosiče v podobě CD, DVD nebo hardisků nelze jen tak vymazat. To, že jste hardisk zformátovali, neznamená, že se na něm data nenachází. Data na nich zůstanou do doby, než se na jejich místo nahrají nová data a s pomocí speciálního softwaru je jejich obnova velmi jednoduchá. S archivací a likvidací dokumentů v tištěné i digitální podobě vám pomohou odborníci ze společnosti REISSWOLF. Německá firma patří k absolutní evropské špičce a v České republice působí již od roku 1996. Můžete se na ni obrátit s požadavkem na archivaci dokumentů, pro které je váš archiv těsný, ale také ohledně skartace. Vyžadujete-li profesionalitu, diskrétnost a individuální přístup, nemáte na vybranou. Další informace o archivaci najdete na www.archivdokumentu.eu. Společnost REISSWOLF můžete kontaktovat na www.reisswolf.cz.